PREMESSA di Valeria De Antonellis - 30/9/2016

Si avvicina la conclusione di sei anni pieni di responsabilità, impegno e passione nell'attuazione dell'Agenda Tecnologica 2011-2016, in cui ho fortemente creduto, e ritengo opportuno rendere conto a tutto l'Ateneo di ciò che è stato fatto e dei risultati raggiunti.

Questo documento vuole fornire una sintetica visione d'insieme dei tanti progetti che si sono realizzati nel tempo, di cui si è avuto modo di parlare in diverse sedi e momenti ma senza riuscire a presentare a tutti gli attori dell'Ateneo il disegno sottostante, il filo logico e le connessioni esistenti tra le tante attività svolte da quando, a fine 2010, il Rettore dell'Università di Brescia Sergio Pecorelli mi chiese di assumere la Delega all'Innovazione dei Sistemi Informativi.

L'obiettivo era quello di rinnovare i sistemi informativi e l'infrastruttura ICT per il miglioramento del trattamento delle informazioni, della comunicazione con gli utenti e dell’erogazione dei servizi online a supporto della didattica, della ricerca e dell'amministrazione.

Accettai non immediatamente, rendendomi perfettamente conto della complessità del compito e della grande responsabilità che mi veniva affidata. Sapevo bene, come docente esperta di Sistemi Informativi, che l'impatto del cambiamento tecnologico e organizzativo sarebbe stato altamente pervasivo inducendo numerosi effetti collaterali.

L'Ateneo presentava, dal punto di vista ICT, una realtà frammentata intorno alle quattro Facoltà di Economia, Giurisprudenza, Ingegneria e Medicina. Mancava una visione integrata dei processi e dei dati all'interno dell'Ateneo. Era necessaria una accelerazione enorme per colmare il divario che si era venuto a creare con gli altri atenei italiani dove il processo di informatizzazione integrata era iniziato da tempo.

Considerata la vastità del compito, non disponendo l'Ateneo delle necessarie risorse umane e tecnologiche, era fondamentale dotarsi di un partner riconosciuto esperto e competente di processi universitari quale il consorzio interuniversitario Cineca, a cui l'Ateneo già era associato e con cui ho mantenuto nel tempo un rapporto fermo e vigile circa il rispetto delle condizioni contrattuali.

Dopo quasi un anno di analisi della situazione esistente relativamente ai processi e alla loro gestione, a fine 2011 si definì l'Agenda Tecnologica volta a realizzare un Sistema Unitario di Ateneo per l'accesso e la fruizione dei servizi erogati, basato su una infrastruttura di aggregazione e integrazione di servizi digitali in rete, anche mediante tecnologie wireless, e su un portale web di servizi, pensato per agevolare la fruizione dei servizi da parte degli utenti sia online (tramite Internet) sia attraverso i canali tradizionali (sportelli assistiti).

E' importante sottolineare che con il termine Sistema Unitario si intende non un sistema accentrato ma un sistema integrato, composto da tanti sistemi componenti che condividono il modo uniforme ed omogeneo in cui vengono rappresentati i dati di Ateneo e i processi che li utilizzano.

Come programmato nell'Agenda Tecnologica definita, creare un Sistema Unitario di Ateneo richiedeva molti cambiamenti i cui benefici si sarebbero osservati come sempre nel lungo termine mentre il processo di attuazione doveva necessariamente essere veloce, e a posteriori è stato in realtà velocissimo con ritmi quasi insostenibili con le risorse a disposizione.

Oggi a distanza di quasi sei anni di interventi, spesso serrati e talvolta sofferti, ritengo che l'Ateneo abbia toccato un primo importante traguardo di integrazione. Sono state gettate le basi di un radicale e diffuso cambiamento e, attraverso continui e graduali raffinamenti, sono stati sviluppati i componenti fondamentali per un buon funzionamento dell'Ateneo.

Nell'ambito ICT ci sarà sempre da continuare a fare; ci conforta che nella classifica Censis, per quel che può rappresentare, si è ottenuto un progressivo avanzamento negli ultimi tre anni (2014-16) nella valutazione puntuale del web e dei servizi digitali (da 85 a 101), a seguito di un primo consolidamento dei cambiamenti realizzati.

RINGRAZIAMENTI

Le attività descritte in questo documento sono state rese possibili grazie all'impegno di chi, con ruoli e compiti diversi, ha partecipato ai vari progetti contribuendo al raggiungimento dei loro obiettivi.

Desidero ringraziare:

il Rettore, Sergio Pecorelli, ed il ProRettore Vicario, Daniele Marioli, per aver creduto nel progetto, nonostante la sua enorme complessità, nella mia competente capacità di realizzarlo, e per avermi sempre e costantemente sostenuto;
il Direttore Generale, Enrico Periti, per avere con me analizzato, discusso, condiviso tutte le scelte tecnico-strategiche con grande stima reciproca e uno stimolante rapporto dialettico nell'individuazione di soluzioni di assestamento;
i membri del Comitato per l'Innovazione dei Sistemi Informativi, per aver seguito e condiviso nel tempo ogni stadio di avanzamento nell'attuazione dei progetti dell'Agenda Tecnologica.

Ringrazio vivamente la Fondazione Cariplo per il contributo erogato a sostegno delle attività realizzate.

Un sentito ringraziamento va al Servizio ICT:

ad Andrea Marinoni, Responsabile del Servizio, per la valida collaborazione e per aver sempre correttamente recepito le mie indicazioni assecondando con equilibrio il processo di cambiamento. Sarà suo il compito di accompagnare nel tempo l'evoluzione dei risultati di questi anni verso ulteriori innovazioni.
a tutte le persone dell'ICT che in questi anni hanno intensamente lavorato, interfacciandosi costantemente con me, nella realizzazione dei progetti dell'Agenda Tecnologica:

Giorgio Massussi, Alberto Omodei, Fabio Pedretti, Antonino Sanacori, Renato Veronesi, e tutti i colleghi delle UOC di cui sono responsabili.

Ritengo che il Servizio ICT sia cresciuto molto in questi anni, grazie anche ad un avanzato piano di formazione concordato con il Direttore Generale, e sarà in grado di affrontare con successo le sfide che ancora verranno.

Unisco a loro le persone che con me hanno seguito con continuità ed entusiasmo l'evoluzione del Portale di Ateneo e dei complementari canali di comunicazione, nell'ambito del Coordinamento Editoriale del Portale Web:

Davide Ferrari e Silvia Rezzola per la grande disponibilità e il continuo impegno nel seguire, rispettivamente, gli aspetti progettuali e redazionali del Portale di Ateneo, con il contributo iniziale anche di Alessandra Di Cesare;
Federica Grana e Manrico Merci per l'accurata attenzione, rispettivamente, agli aspetti di comunicazione e di utilizzo dei "social media".

Per la gestione informatizzata dei servizi del Sistema Bibliotecario di Ateneo, aggiungo:

Enrica Veronesi, con cui si è instaurato un rapporto di grande cooperazione e sintonia nel realizzare il progetto SBA, inizialmente impostato anche con Eugenio Pelizzari;
le persone dell'UOCC Sistema Bibliotecario di Ateneo, con le quali ho sempre lavorato con soddisfazione in veste di Delegato del Rettore per il Sistema Bibliotecario di Ateneo, durante il delicato processo di unificazione delle biblioteche di Facoltà/Dipartimento:

Marco Bazzoli, Fiorenza Facchi, Luca Guerra, Rita Noventa, Massimo Reboldi.

Ma essendo l'Agenda Tecnologica pervasiva a 360°, i responsabili di tutti i Settori e Servizi dell'Ateneo sono stati coinvolti con i loro colleghi e davvero numerose sono le persone del PTA che in questi anni hanno collaborato e contribuito con vari tasselli a supporto del processo complessivo di innovazione.

Infine, ma non ultimi per importanza, desidero ringraziare i docenti, i ricercatori, gli studenti e i loro rappresentanti, che mi hanno seguito, talvolta con fatica, in questa attività di complesso e profondo rinnovamento.

I PROGETTI DI INNOVAZIONE ICT REALIZZATI

Il documento è stato preparato insieme ad Andrea Marinoni, con il contributo dei colleghi ICT responsabili degli interventi descritti. Su un asse temporale viene illustrato il susseguirsi delle varie attività connesse alla realizzazione dei progetti previsti dall'Agenda Tecnologica, costruita e approvata nel 2011, raggruppati in quattro macro-aree di intervento:

DIDATTICA: realizzazione del sistema informativo integrato e dei servizi online relativi alla gestione delle carriere degli studenti e quelli relativi alla programmazione, l'erogazione e la valutazione della didattica;
RICERCA: realizzazione del sistema informativo integrato e dei servizi online relativi alla gestione dei progetti e dei risultati della ricerca scientifica;
AMMINISTRAZIONE: realizzazione dei sistemi di gestione documentale, protocollo informatico, contabilità, controllo di gestione;
INFRASTRUTTURE: riorganizzazione e potenziamento delle infrastrutture dei servizi di rete, servizi di memorizzazione, servizi di gestione di basi di dati, servizi di middleware, servizi di gestione delle applicazioni, servizi di posta elettronica.

E' fornito qui di seguito un breve quadro d'insieme dei principali interventi.

Nel 2011, in parallelo al processo di analisi dell'esistente e di definizione dell'Agenda Tecnologica, è stata sviluppata una prima versione del nuovo Portale di Ateneo, concepito secondo l'approccio moderno di "portale di servizi", ovvero non solo centro di comunicazione ma anche centro di erogazione dei servizi online dell'Ateneo.

Nel 2012 si sono svolti i complessi lavori di migrazione dei dati della didattica verso i nuovi sistemi e di significativo consolidamento dell'infrastruttura con ristrutturazione del data center e virtualizzazione dei server secondo l'approccio moderno di "cloud computing".

Il 2013 è stato quasi interamente dedicato ad avviare i nuovi servizi integrati di supporto alla Didattica per gli aspetti di programmazione (UGov Didattica), gestione (Esse3 servizi online a studenti e docenti, tra cui guide studenti online, gestione appelli online, firma digitale e verbali online, gestione calendari online), valutazione (erogazione questionari studenti, analisi e reporting). Sul fronte infrastrutture, si è effettuato il passaggio alla nuova posta elettronica (Google Apps) e si è realizzata l'unificazione delle reti WI-FI consentendo la connessione in qualunque posto dell'Ateneo con credenziali uniche.

Nel 2014 si è avviato il processo di personalizzazione dei servizi avviati nel 2013 e si è lavorato per l'avvio di nuovi servizi di supporto alla didattica per gli aspetti di erogazione (eLearning, teledidattica, registrazione di Lezioni online) e di valutazione della qualità.

Sono stati offerti nuovi servizi di supporto alla Ricerca (servizio siti web con GoogleSites, servizio Calcolo Alte Prestazioni, gestione progetti) e di supporto all'Amministrazione (gestione protocollo informatico, gestione documenti, gestione presenze online, gestione trasparenza, contabilità).

Sul fronte infrastrutture si è lavorato al consolidamento delle reti cablate, si è avviato il sistema di Help Desk per una gestione strutturata e monitorata delle richieste e del supporto fornito, si sono forniti servizi di licenze antivirus e Microsoft Office con accordi a livello nazionale tramite CRUI.

Nel 2015 si sono forniti ulteriori servizi digitali per la didattica (registri online delle lezioni, verbalizzazione online esami di laurea, controllo antiplagio). Si è aderito al consorzio Almalaurea per i servizi di indagini occupazionali e placement (prima forniti dal consorzio Cilea non più attivo). Si è potenziato il servizio di informazioni agli studenti con il Contact Center INFOSTUDENTE.

Sul fronte della ricerca si è realizzato il nuovo catalogo della ricerca OpenBS, caratterizzato come Open Archive (archivio istituzionale aperto) in linea con l’orientamento generale a livello internazionale di promuovere l'accesso libero ai risultati della ricerca.

Sono stati effettuati interventi di innovazione sul portale, rendendolo "responsive" ovvero in grado di adattarsi alle dimensioni di dispositivi mobili, e sviluppando un sito autonomo in lingua inglese per potenziare l'internazionalizzazione.

Per le infrastrutture, si è giunti dopo lunga contrattazione ad un accordo con Spedali Civili per la virtualizzazione, sui pc di lavoratori universitari presso i loro locali, dei sistemi e servizi digitali disponibili tramite rete di Ateneo.

E' stata realizzata la virtualizzazione delle aule e laboratori di Ateneo, è stato effettuato uno studio sui servizi di stampa distribuiti in Ateneo ed è stata elaborata una proposta di servizi di stampa "gestiti" con un unico interlocutore a livello di Ateneo.

Nel 2016 si sta completando l'attivazione dei principali servizi online per la didattica (conseguimento titolo e consegna tesi online, tirocinio/stage online, fascicolo studente, iscrizione a concorsi), sono state realizzate nuove guide online per gli studenti ed è stata potenziata la rubrica di Ateneo con la pubblicazione del profilo completo dei docenti realizzando completa circolarità dell'informazione (contatti, sede, sito personale, orario di ricevimento, curriculum, insegnamenti, pubblicazioni).

Sul fronte infrastrutture si sta operando la virtualizzazione delle postazioni lavoro e l'estensione della rete universitaria presso Spedali Civili. E' stato definito il piano di continuità operativa per il Disaster Recovery.

Si sta ampliando la struttura del portale con nuove sezioni dedicate all'orientamento, alle attività culturali degli studenti, ai premi e riconoscimenti.

Sono state sviluppate Webapp per dispositivi mobili (smartmensa, calendari, biblioteca, eLearning) e si sta progettando una app globale che comprenda i servizi online di Ateneo. Si sta ampliando l'attenzione sui contesti social (facebook, twitter, youTube) e si è attivata con Censis un'attività di monitoraggio di reputazione e di "sentiment" relativi all'Ateneo.

Il mondo del "mobile e social computing" sarà sicuramente una delle principali sfide dei prossimi anni per rispondere alle esigenze di interazione a portata di "touch" con generazioni di studenti sempre più digitali.